Mail Merge (Membuat File Source) Bag.1

Mail Merge kalau diartikan dalam bahasa indonesia adalah gabungan surat (menggunakan Google Translate he...he...he.... atau surat gabungan kali ya J). Dikatakan mail merge mungkin karena menggunakan File Source berupa file access atau file excel sebagai tempat penyimpanan data-data yang berkaitan dengan surat yang akan dibuat.

Nah, kali ini kita akan belajar membuat file source dengan menggunakan fasilitas Mailings à Select Recepients à Type New List... dan hasilnya akan tersimpan menjadi file yang berextensi .mdb.

Sebagai latihan kita akan membuat file source untuk sebuah surat keterangan berikut ini:

Berdasarkan dari surat keterangan yang dibuat, maka kita akan membuat File Source yang terdiri dari field name: Nama, Jabatan, dan Divisi.

Langkah pertama:

Pilih Tab Mailings >> Select Recepients >> Type New List...

Langkah kedua:

Klik tombol Costumize Columns... pada kotak dialog New Address List

Langkah ketiga:

Hapus semua nama field yang ada di kotak Field Names dengan mengklik tombol Delete.

Selanjutnya konfirmasi dengan mengklik tombol Yes.

Langkah keempat:

Nah, sekarang buat Field names baru dengan mengklik tombol Add,

Selanjutnya ketik nama field pada kotak Type a name for your field, kemudian klik tombol OK.

Hasilnya terlihat seperti pada gambar di bawah ini, klik tombol OK pada tampilan ini dan klik tombol OK lagi di kotak dialog New Address List...

Langkah kelima:

Simpan file source yang baru saja dibuat di folder yang sama dimana file word (file surat) disimpan.

Sampai disini kita telah menyelesaikan pembuatan file source, untuk melihat file source yang telah dibuat buka folder dimana file sourcenya disimpan.